گزارش تحلیلی شامل بررسی دقیق اطلاعات و نیز بررسی تصمیمات قبلی درباره‌ی موضوع است که عوامل و دلایل شرایط کنونی را روشن کرده و مسیر تصمیمات جدید را هموار می‌سازد. گزارشات تحلیلی در بازار سرمایه نقشی مهم را ایفا میکنند؛ چراکه از دل آن تجربیاتی از تصمیمات درست یا غلط خارج می‌شود و راهبرد کلی روند سرمایه گذاری، با استفاده از این تجربیات هموار می‌شود. از این رو عناوین سوال برای تهیه و شروع گزارش تحلیلی بسیار حائز اهمیت است؛ چراکه تحلیل موضوع از متن سوال برمی‌خیزد. دانستن این موضوع خالی از لطف نیست که تحلیل با دانستن موضوعات متفاوت است؛ در تحلیل بیشتر از تعلیل و چرایی موضوعات سخن می‌گوییم و دانستن، صِرف اطلاع از موضوعات است؛ از این رو گزارشات تحلیلی بسیار مهم و تعیین کننده هستند.گزارش تحلیلی لازمه برنامه ریزی برای آینده کسب و کار است که می توان به کمک آن نقش تعیین کننده ای در رشد صعودی میزان فروش و سرماه شرکت و کسب و کارمورد نظر ایفا کرد.
به وسیله گزارش تحلیلی می توان اطلاعات زیر را به دست آورد:
ـ یکی از موضوعاتی که در گزارش تحلیلی استفاده می شود تعیین میزان رشد فروش است که می توان آن را با میزان فروش در سال های گذشته مقایسه کرد و همچنین می توان با تحلیل گزارشات بدست آمده و استفاده از آن در جهت پیشبرد فروش هرچه بهتر شرکت از آن استفاده کرد.
ـ با استفاده از گزارش تحلیلی می توان مشتریانی که حجم فروش کم تری را نسبت به سایرین داشته اند را تشخیص داد و همچنین می توان مشتریان خوب و بد را تفکیک نمود و یا هزینه هایی مانند درصد تخفیف هر مشتری را بدست آورد و برای مشتریان بهتر برنامه ریزی کرد.
ـ در برخی از ماه ها به دلیل وجود مناسبت های مختلف ممکن است حجم فروش افزایش داشته باشد که با تهیه گزارش تحلیلی می توان در صورت نزدیک شدن به این ماه ها برای فروش بیشتر در این مناسبت ها برنامه ریزی کرد.
ـ در بحث بازاریابی نیز می توان از گزارش تحلیلی استفاده کرد. به این صورت که شما می توانید با نیروهای بخش بازاریابی در جهت فروش محصولات یا خدماتی که مشتری بیشتری داشته اند برنامه ریزی کنید.
نوشتن گزارش تحلیلی اداب خاص خود را دارد که در ادامه به آن می پردازیم:
ـ از نوشتن جزئیات فنی پرهیز کنید و تا حد امکان ساده و روان بنویسید:
در تهیه گزارش تحلیلی باید از نوشته های رسمی و اداری پرهیز کنید و مطالب را خیلی ساده و روشن بیان کنید. در این مرحله از تهیه گزارش تحلیلی استفاده از نمودار ها می تواند به روشن تر شدن موضوع شما کمک کند.
ـ در کنار توضیح کاری که انجام می دهید، دلایل آن را بیان کنید:
در این مرحله از تهیه گزارش تحلیلی، سعی شما باید در نشان دادن دانش و مهارت تان به مخطب یا مشتری باشد. اگر بتوانید اطلاعات خود را در مورد موضوع مورد بحث دسته بندی کرده و آن ها را در یک بخش جمع آوری کنید، کمک شایانی به درک مطلب از سمت مشتریان کرده اید.
ـ توصیه های عملی خود را ارائه کنید:
در این مرحله از تهیه گزارش تحلیلی شما می توانید پیشنهادات خود را بیان کنید. برای مثال اگر فروش شما در ماه های اخیر روندی نزولی داشته است، شما می توانید توصیه های خود را پیشنهاد کنید. اگر پیشنهادی ندارید می توانید درباره آن بحث و گفت و گو کنید.
گزارش تحلیلی از دیدگاه های زیر بررسی می شود:
ارزش افزوده و بهره وری کل عوامل تولید
بهره وری نیروی انسانی
بهره وری هزینه نیروی کار
بهره وری سرمایه
بهره وری تکنولوژی و ماشین آلات و تجهیزات
بهره وری فرایند
بهره وری مواد
بهره وری انرژی
تعمیر و نگهداری
سودآوری
نقدینگی
مراحل تهیه گزارش تحلیلی:
۱. جمع آوری و ذخیره داده ها:
در این مرحله از تهیه گزارش تحلیلی شما می توانید از ربات ها استفاده کنید. ربات ها به شما کمک می کند تا به صورت روزانه و لحظه ای داده های موجود در شبکه های اجتماعی و فضای مجازی را جمع اوری و در پایگاه اطلاعات داده ذخیره کنید. همچنین اگر نمی توانید از ربات ها برای آسان شدن کارها استفاده کنید، می توانید به صورت تحلیلی و دستی خودتان این کار را انجام دهید و اطلاعات مورد نیاز خود را ذخیره سازی کنید.
۲. نرمال سازی و تهیه داده ها:
بعد از جمع آوری داده ها شما باید اطلاعات خود را دسته بندی و مرتب کنید. در این مرحله از تهیه گزارش تحلیلی اطلاعات باید طبقه بندی شده باشند تا بتوان به صورت علمی هر دسته و طبقه را بررسی کرد.
۳. استخراج داده ها:
در این مرحله از تهیه گزارش شما باید نتیجه گیری خود را اعلام کنید.نکات مثبت خود را بیان کنید و اهداف خودر ا در این مرحله جای دهید. همچنین باید یافته های خود را همراه با توصیه های علمی بگویید. توجه داشته باشید که نکات مثبت خود را در مدت زمان کوتاهی بیان کنید تا مخاطب شما از ساده گویی های شما استفاده کند و مطالب پیچیدگی خاصی نداشته باشد.